Usprawiedliwiona nieobecność pracownika bywa czasem poważnym wyzwaniem dla właścicieli przedsiębiorstw. Wiąże się bowiem ze spadkiem wydajności, która pośrednio przekłada się na poziom osiąganych zysków. Przy zmniejszonej liczbie pracowników przedsiębiorstwo nie jest w stanie realizować swoich celów normalnym trybem pracy. Często staje się to przyczyną nadmiernego eksploatowania zatrudnionych, a to z kolei prowadzi do poważnych konfliktów na linii pracodawca-pracownik. Jednym z podstawowych rozwiązań takiej kryzysowej sytuacji jest zatrudnienie dodatkowego pracownika na umowę o zastępstwo.
Jest to rodzaj umowy o pracę na czas określony, w tym przypadku obejmujący okres do momentu powrotu pracownika do pracy. Swoje zastosowanie ma wyłącznie do usprawiedliwionej nieobecności zatrudnionego. Oznacza to, że pracodawca może skorzystać z tej formy zatrudnienia w sytuacjach, gdy pracownik przeszedł na urlop albo jego nieobecność jest spowodowana chorobą bądź aresztowaniem, czy w dalszej konsekwencji pozbawieniem wolności.
Do umowy o zastępstwo stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące umowy o pracę. Oznacza to, że mamy do czynienia z jasno określonymi zasadami zatrudnienia. Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy, pracodawca powinien zawrzeć umowę z przyszłym pracownikiem w formie pisemnej. Jeżeli tego nie uczyni, to musi przekazać na piśmie warunki i ustalenia określone w umowie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez pracownika pracy. Umowa musi określać strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, ze szczególnym wskazaniem na:
1) rodzaj pracy,
2) miejsce wykonywania pracy,
3) wynagrodzenie za pracę – powiązane z rodzajem wykonywanej pracy – przy czym należy wskazać poszczególne składniki wynagrodzenia,
4) wymiar czasu pracy,
5) termin rozpoczęcia pracy.
Dodatkowo pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o przedmiotowych ustaleniach umowy, wymienionych w art. 29 § 3.
Niestety obowiązki pracodawcy wobec pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o zastępstwo nie kończą się na spełnieniu wymogów w momencie rekrutacji. Przedsiębiorca musi założyć i prowadzić oddzielną dokumentację dla każdego pozyskanego pracownika, niezależnie od tego, na jakiej podstawie i na jak długo został on zatrudniony. Dotyczy to również pracowników zatrudnionych poprzez umowę o zastępstwo. Istnieje też konieczność spełnienia przez zatrudnionego wszystkich wymogów, którymi są obarczeni rozpoczynający pracę, a mianowicie zaliczeniem szkolenia bhp i przeprowadzeniem badań lekarskich.
Dlaczego zatem warto skorzystać z tego rodzaju umowy o pracę? Oprócz rozwiązania problemu ukazanego na początku artykułu, umowa o zastępstwo charakteryzuje się paroma korzyściami, którym warto się przyjrzeć. Przede wszystkim w porównaniu ze zwykłą umową o pracę na czas określony, mamy tutaj możliwość nieograniczonego ponawiania stosunku pracy, bez konieczności zmiany okresu trwania umowy na czas nieokreślony. Zgodnie z art. 251 § 3 Kodeksu pracy, po dwukrotnym zatrudnieniu pracownika na umowę o pracę na czas określony, trzecie wznowienie stosunku pracy (o ile przerwa w zatrudnieniu była krótsza niż miesiąc) będzie automatycznie potraktowane, jako zatrudnienie na czas nieokreślony. Trzeba jednocześnie zwrócić uwagę, że możliwość zawarcia umowy o zastępstwo jest dopuszczalne jedynie wtedy, gdy istnieją ku temu powody. Umowa z pracownikiem przestaje obowiązywać nie tylko wtedy, gdy czas jej trwania dobiegnie końca, ale również w przypadku powrotu zastępowanego pracownika do pracy bądź też w sytuacji jego zwolnienia. Siła tego ograniczenia jest tak duża, że nawet w przypadku zatrudnienia na podstawie tej umowy pracownicy w ciąży, nie pojawia się konieczność przedłużania stosunku pracy do dnia porodu.
Kolejnym udogodnieniem związanym z zatrudnieniem w oparciu o umowę o zastępstwo jest wyjątkowo krótki okres wypowiedzenia umowy, wynoszący zaledwie 3 dni. Niemniej przerwanie stosunku pracy jest wciąż rozpatrywane na warunkach umowy o pracę, z dopuszczeniem orzekania o winie. Samo zawarcie umowy o zastępstwo może zostać poprzedzone przyjęciem pracownika na okres próbny, określony w Kodeksie pracy.
Ocena opłacalności przyjęcia pracownika na umowę o zastępstwo jest w dużej części sprawą indywidualną. Jeżeli mamy przedsiębiorstwo, w którym stanowiska pracy nie wymagają zbyt dużych kwalifikacji, to powzięcie decyzji o tymczasowym zatrudnieniu pracownika wydaje się być korzystne, szczególnie biorąc pod uwagę mniej trwały charakter tego rodzaju zatrudnienia. Z drugiej strony właściciel firmy będzie miał spore trudności w znalezieniu pracownika na stanowisko pracy wymagające sporej specjalizacji i wysokich kwalifikacji. Możliwość zatrudnienia na okres próbny może być w takiej sytuacji niewystarczający.