Faktura wewnętrzna jeszcze nie tak dawno, bo do końca 2012 roku stanowiła jeden z obowiązkowych do sporządzenia dowodów księgowych. Wraz z początkiem 2013 roku weszły w życie nowe przepisy, które zwalniały z konieczności jej sporządzania, pozostawiając tę kwestię pod indywidualną decyzję podmiotów gospodarczych. Początek roku 2014 przynosi jednak kolejną zmianę w tej materii, bowiem przepis, który definiował sytuacje, w których faktura wewnętrzna mogła być wystawiana, został całkowicie uchylony. Stan ten rodzi pytanie, czy podmioty, które chcą wystawiać fakturę wewnętrzną, wciąż mają prawo to robić? Czy może wraz ze zniknięciem wspomnianego zapisu prawnego wystawianie faktur wewnętrznych nie jest już możliwe?
Przepis prawny, o którym mowa to art. 106 ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z wersją z 2012 roku istniała konieczność udokumentowania fakturą wewnętrzną czynności takich, jak:
- przekazanie towarów należących do przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzeniem firmy (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT)
- nieodpłatne świadczenie usług (art. 8 ust. 2 ustawy o VAT)
- wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
- dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca,
- świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca,
- zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.
Przy czym można było wystawić jedną fakturę wewnętrzną dla danego okresu rozliczeniowego, w którym nastąpiły wymienione czynności.
Faktura wewnętrzna była, jak sama nazwa wskazuje, dokumentem wewnętrznym, tworzonym na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej. Prostym przykładem ilustrującym sposób, w jaki funkcjonowała może stanowić import usług przez polskie przedsiębiorstwo. Zgodnie z art. 28b ustawy o VAT w przypadku tej czynności, siedziba przedsiębiorstwa importującego staje się miejscem wykonywania usługi. Oznacza to, że podatek od towarów i usług jest rozliczany przez polskie przedsiębiorstwo i konieczne jest utworzenie faktury wewnętrznej w celu udokumentowania tej transakcji.
Czy zatem zniesienie przepisu dotyczącego faktury wewnętrznej zwalnia z obowiązku rozliczania i tworzenia wewnętrznych dokumentów opodatkowania? Stanowczo nie! Nadal przedsiębiorstwa mają obowiązek dokumentowania, przykładowo wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, ale nie muszą tego robić poprzez faktury wewnętrzne. Ustawodawca uchylając przepis pozostawił pewną dowolność w wyborze sposobu dokumentowania. Przedsiębiorstwa, które są przyzwyczajone do tworzenia dokumentów wewnętrznych w formie faktur wewnętrznych nadal mają prawo to robić, zachowując przy tym ważność prowadzonych rozliczeń.
Jeżeli jednak przedsiębiorstwo zdecyduje się stosować inną formę dokumentacji transakcji objętych fakturą wewnętrzną, to powinno zwrócić uwagę, czy wystawiany przez nią dokument, spełnia wymogi dowodu księgowego. Należy również pamiętać, że choć podatnik ma pełną swobodę w kształtowaniu treści takiego dokumentu, to nie powinien on zawierać wszystkich danych wymaganych dla zwykłych faktur. W przeciwnym razie taki dokument stanie się w rzeczywistości fakturą, a przedsiębiorstwo będzie zmuszone do zapłaty wykazanego podatku (zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT).
Decyzja o rezygnacji bądź pozostaniu przy fakturach wewnętrznych jest w gruncie rzeczy podyktowana indywidualnymi możliwościami i potrzebami przedsiębiorstwa. Nietrudno bowiem zauważyć, że firma, która posiada program komputerowy przy pomocy którego jest w stanie sporządzać taki dokument, może równie dobrze pozostać przy tym sposobie dokumentowania transakcji. Z pewnością jednak znajdą się takie przedsiębiorstwa, które będą wolały porzucić faktury wewnętrzne na rzecz bardziej uproszczonych form.