W okresie jesienno – zimowym niektórzy pracodawcy refundują swoim pracownikom szczepionki przeciw grypie ażeby zapobiec częstych absencji chorobowych 😉 Najczęstszym jednak dylematem jest fakt, czy owa refundacja podlega opodatkowaniu? Pracodawcy zadają sobie pytanie, czy wartość szczepionek będzie dla pracowników przychodem podatkowym i czy wydatki związane z tymi świadczeniami mogą stanowić dla nich koszt uzyskania przychodów. Ażeby te wydatki stanowiły koszt u pracodawcy muszą zostać spełnione trzy przesłanki, a mianowicie:
- wydatek musi zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów;
- wydatek nie może być wymieniony w liście wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 updof czy art. 16 ust. 1 updop);
- udokumentowanie poniesienia wydatku.
Zakup szczepionek przeciw grypie dla pracowników jest jak najbardziej zabezpieczeniem źródła przychodów, gdyż zmniejsza to częstotliwość absencji chorobowej pracowników. Jakby nie patrzeć obecność pracowników w pracy ma bardzo duży związek z osiąganiem przychodów przez firmę. Na chwilę obecną wydatki na szczepienie przeciw grypie nie są wyszczególnione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów co spełnia drugą przesłankę. Warunkiem jednak zaliczenia takich wydatków do kosztów jest właściwe udokumentowanie tego wydatku.
Istotną kwestią jest to, czy uzyskane w ten sposób świadczenie przez pracownika będzie stanowiło dla niego przychód ze stosunku pracy i czy będzie podlegał opodatkowaniu, czy może jest ono zwolnione w myśl artykułu 21 ust. 1 pkt.11 updof?
Zgodnie z art. 21 ust. 1 updof przychodem u pracownika są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze, bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, w tym również świadczeń nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych. Z uwagi, iż sfinansowanie przez pracodawcę pracownikom takich szczepień nie jest obowiązkowe i jedynie wolne od podatku dochodowego są, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 updof “świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw” wartość szczepienia należy doliczyć do przychodów pracownika w danym miesiącu ze stosunku pracy i od całości pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.
Reasumując pracodawca, który postanowi sfinansować pracownikom nieodpłatne świadczenia w postaci szczepień przeciw grypie, może zaliczyć tego typu wydatek do kosztów uzyskania przychodów.