Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kas rejestrujących mają podatnicy, którzy dokonują dostaw towarów bądź usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych (zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054). Wypełnienie zobowiązań nakładanych na podatnika w związku z posiadaniem kasy fiskalnej może być uciążliwe, dlatego sprawdzimy, czy istnieje możliwość wykorzystywania jednej kasy w kilku miejscach sprzedaży?
Zacznijmy od tego, że na podstawie regulacji prawnych możemy wyróżnić dwa rodzaje kas rejestrujących. W pierwszym przypadku mamy do czynienia ze „stacjonarną” kasą fiskalną, na którą nałożony jest obowiązek podania miejsca jej instalacji (poprzez wypełnienie załącznika 2 znajdującego się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących). Konieczność podania i aktualizacji miejsca jej instalacji wyklucza możliwość jej ciągłego przemieszczania. Należy bowiem zauważyć, że o każdej zmianie miejsca pobytu kasy fiskalnej trzeba poinformować organ podatkowy w ciągu 7 dni od dnia dokonania przemieszczenia do innego lokalu.
Istnieje jednak druga możliwość w postaci pozyskania przenośnej kasy rejestrującej. Wystarczy, że podatnik zamiast wpisywać miejsce instalacji kasy fiskalnej poda adres siedziby lub swój adres zamieszkania. Tym sposobem kasa rejestrująca może być użytkowana w różnych miejscach bez konieczności aktualizowania miejsca jej pobytu.
Chcąc stosować przenośną kasę fiskalną musimy pamiętać, że nadal jesteśmy obarczeni obowiązkiem rejestracji przy jej pomocy każdej sprzedaży. Pojawia się zatem naturalne ograniczenie w jej zastosowaniu, bowiem bez narażania się na odpowiedzialność karną nie będziemy w stanie rejestrować każdej sprzedaży wykonywanej w różnych miejscach jednocześnie (przy użyciu jednej kasy).
Dodatkowo należy zwrócić uwagę na fakt, iż podatnicy decydujący się na wykorzystanie przenośnej kasy fiskalnej są zobowiązani do umieszczania na wydawanym paragonie adresów wszystkich punktów sprzedaży albo w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika.
Zastosowanie takiego sposobu ewidencjonowania sprzedaży będzie bez wątpienia korzystne dla osób prowadzących działalność gospodarczą niezwiązaną z jednym, konkretnym miejscem jej wykonywania. Jako przykład można przytoczyć zawód lekarza, który prowadzi samodzielną praktykę w różnych lokalizacjach. Jest on zobowiązany do posiadania kasy rejestrującej, jednak przy wykorzystaniu istniejących w przepisach możliwości zwalnia się z obowiązku każdorazowego zawiadamiania organu podatkowego o przemieszczeniu urządzenia, jak również nie zachodzi potrzeba nabywania kolejnej kasy fiskalnej.