Wypoczęty pracownik to efektywny pracownik. A jak lepiej można odreagować stres i obciążenie pracą, jeśli nie poprzez wzięcie urlopu? Przedsiębiorcy rozumieją rolę wypoczynku i jako element systemu motywacyjnego, podejmują się dofinansowywania wakacji swoich pracowników. A na takim działaniu można zyskać więcej niż się zdaje.
Istnieje mylne przekonanie, że świadczenie urlopowe jest tożsame z tzw. „wczasami pod gruszą”. Obie formy stanowią element działalności socjalnej przedsiębiorstwa (zakres tejże działalności jest określony w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych), należy jednak zwrócić uwagę na pewne różnice w ich funkcjonowaniu.
„Wczasy pod gruszą” są finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. O jego powstaniu może zadecydować pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników na pełny etat. Zwrócić należy uwagę, że zaliczamy do tej grupy jedynie pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Co ważne nawet w przypadku przekroczenia limitu liczby pracowników, decyzja o utworzeniu Funduszu Świadczeń Socjalnych pozostaje fakultatywna.
W ramach „wczasów pod gruszą” przysługuje przedsiębiorstwu zwolnienie z podatku dochodowego do wysokości 380 zł rocznie (według art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Oznacza to, że dopiero każda suma przekraczająca wskazaną wartość będzie podlegała opodatkowaniu. Wysokość dofinansowania urlopu jest zależna od dochodów rodziny pracownika, wykazanych w obowiązkowym do złożenia wniosku. Może zatem dojść do sytuacji, że nie wszyscy pracownicy otrzymają takie wsparcie.
Decydując się na rezygnację z utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przedsiębiorstwo wciąż może dofinansować wakacje pracownika w postaci świadczenia urlopowego. Nie jest ono finansowane z Funduszu Świadczeń Socjalnych i nie wymaga od pracowników składania wniosków. Tym samym kryterium majątkowe nie odgrywa roli w jego przyznawaniu.
Sposób ustalenia wysokości świadczenia urlopowego jest określony w art. 3 ust. 4 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zawarty w tym artykule zapis stwierdza, że kwota dofinansowania jest proporcjonalna do wymiaru czasu pracy pracownika i nie może być wyższa niż wysokość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. W przypadku przekroczenia tej wielkości konieczne jest uwzględnienie w kwocie świadczenia składki na ubezpieczenie społeczne. W dalszych zapisach ustawy (art. 3 ust. 5 i 5a) określone zostały zasady wypłaty świadczenia. Pracodawca udziela wsparcia finansowego raz w roku, nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia urlopu i tylko pracownikowi, którego urlop będzie trwał co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
W przypadku świadczenia urlopowego nie mamy do czynienia z kwotą zwolnioną od podatku. Według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (i ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) jedynie świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych mogą korzystać z tego typu ulgi. Świadczenia urlopowe zaliczane są do działalności socjalnej przedsiębiorstwa, ale nie są zależne od Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (nie są z niego wypłacane, jak to jest w przypadku „wczasów pod gruszą”), bowiem stanowią osobny wydatek przedsiębiorcy.
Zastanówmy się zatem w jakich sytuacjach stosowanie poszczególnych wariantów opłacania urlopów pracowniczych jest dla przedsiębiorstwa korzystne. Jeżeli pracodawcy zależy na tym, by każdy pracownik otrzymał równą kwotę dofinansowania związaną z urlopem, powinien zastosować świadczenie urlopowe. Kwota wypłacana pracownikom będzie pomniejszona o podatek dochodowy i składki ZUS (gdy firma zatrudnia więcej niż 20 pracowników), ale przedsiębiorstwo zapewni sobie równe traktowanie wszystkich podwładnych. Jeżeli natomiast pracodawca szuka sposobu na zaliczenie wypłacanych pracownikom kwot z tytułu świadczeń urlopowych, jako kosztu uzyskania przychodu, to powinien mieć na uwadze możliwość utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (interpretacja indywidualna Ministra Finansów z 17 kwietnia 2009 r., nr DD6/033/28/KWW/09/PK-169).